Fumina Hirakawa 「あ、領収書もらい忘れた…」「自動販売機で買ったお茶代は経費にできないの？」「電車代の領収書なんて出ないけど…」――創業期の経営者や個人事業主の方から、こうしたご相談をよくいただきます。
取引先との打ち合わせに向かう交通費、急な出費で手元にレシートが残らなかったケースなど、事業を始めたばかりの時期ほど「領収書がない支出」は発生しがちです。そして多くの方が「領収書がない＝経費にできない」と思い込んでしまっています。
結論から申し上げると、領収書がなくても経費として認められるケースはあります。ただし、正しい証拠書類の整え方を知っておかなければ、税務調査で否認されるリスクも。本記事では、レシートやクレジットカード明細での代用方法、出金伝票の書き方、そして税務調査に備えた証拠の残し方を具体例とともに解説します。
そもそも「領収書」は法律上の絶対条件ではない
まず大前提として押さえておきたいのが、所得税法や法人税法には「領収書がなければ経費にできない」という規定はないということです。
経費（必要経費・損金）として認められるための要件は、あくまで「事業との関連性があり、実際に支出が行われたことを合理的に証明できるかどうか」です。領収書はその証明手段のひとつに過ぎません。
つまり、領収書以外の書類や記録でも、支出の事実と事業関連性を証明できれば経費計上は可能です。
ただし、消費税の仕入税額控除については話が異なります。原則課税を適用している事業者の場合、2023年10月のインボイス制度開始後は、原則として適格請求書（インボイス）等の保存が仕入税額控除の要件となっています。この点は後述します。
領収書の代わりになる証拠書類5選
では、領収書が手元にない場合、何をもって支出を証明すればよいのでしょうか。実務で使える代替書類を5つご紹介します。
① レシート（会計上は領収書と同等）
意外と誤解が多いのですが、レシートは領収書の代わりとして十分に有効です。むしろ、レシートのほうが「購入した商品名」「単価」「数量」が明確に記載されているため、税務調査では領収書より信頼性が高いと評価されることもあります。
- 店名・日付・金額・品目が記載されていればOK
- 感熱紙のレシートは時間が経つと文字が消えるため、コピーを取るかスキャンして電子保存しておくと安心です
② クレジットカード明細・利用控え
クレジットカードの利用明細書や利用控え（レシート）は、日付・金額・利用先が客観的に記録されているため、有力な補助証拠になります。
- カード明細だけでは「何を購入したか」が分からないケースがあるため、利用控えや購入内容のメモを一緒に保管するのがポイント
- ネット通販の場合は、注文確認メールや購入履歴画面のスクリーンショットも合わせて保存しましょう
③ 銀行の振込明細・通帳の記録
銀行振込で支払いを行った場合、振込明細書や通帳の記録は支出の事実を証明する強力な証拠です。請求書と合わせて保管しておけば、領収書がなくても問題ありません。
④ 請求書・納品書
取引先から届く請求書や納品書は、取引内容・金額・日付が記載された重要な証拠書類です。支払いの事実（振込明細等）と組み合わせることで、領収書なしでも経費計上の根拠となります。
⑤ 出金伝票（最終手段）
上記①～④のいずれも入手できない場合、出金伝票を作成して記録を残す方法があります。自動販売機での購入、電車・バスの交通費、ご祝儀・香典など、そもそも領収書が発行されない支出で特に活躍します。
出金伝票の正しい書き方【具体例付き】
出金伝票は自分で作成する書類であるため、記載内容が不十分だと税務調査で認められないリスクがあります。以下の4項目を必ず記載しましょう。
- 日付：支出が発生した年月日
- 支払先：相手の名称（自動販売機の場合は「自動販売機」「○○駅構内」等）
- 金額：支払った金額
- 内容（摘要）：何のための支出か、事業との関連が分かるように具体的に
【記載例1】電車代の場合
日付：2025年6月15日
支払先：JR東日本
金額：580円
摘要：○○株式会社（新宿）との打ち合わせのため、渋谷駅→新宿駅 往復交通費
【記載例2】慶弔費の場合
日付：2025年6月20日
支払先：取引先 ○○株式会社 代表 山田太郎 様
金額：30,000円
摘要：○○株式会社 創立記念パーティー ご祝儀
ポイントは「なぜ事業に必要だったのか」が第三者にも伝わるように書くことです。「交通費」だけでなく「誰に会うために、どこからどこへ移動したか」まで記載すると、説得力が大幅に増します。
税務調査で否認されないための証拠の残し方【5つの実践ルール】
領収書がない経費は、通常以上に「本当に事業のための支出なのか」が疑われやすくなります。以下のルールを習慣にしておきましょう。
ルール1：出金伝票＋補助資料をセットで保管する
出金伝票だけでは「自己申告」に過ぎません。以下のような補助資料をセットで保管すると証拠力が格段に上がります。
- 交通費 → 交通系ICカードの利用履歴、乗換案内アプリのスクリーンショット
- 慶弔費 → 招待状、案内状、会葬御礼のはがき
- 打ち合わせの飲食代 → 相手の名刺、メールのやり取り、議事メモ
ルール2：支出があったその日のうちに記録する
記憶が新しいうちに記録することが重要です。「月末にまとめて書こう」とすると、日付や金額があいまいになり、信頼性が低下します。スマートフォンのメモアプリや会計ソフトへの即日入力を習慣にしましょう。
ルール3：交通費は一覧表（交通費精算書）を作成する
電車・バスなどの交通費が頻繁に発生する場合は、出金伝票を1枚ずつ作るのではなく、月ごとの交通費精算書（一覧表）にまとめる方法が実務的です。日付・経路・金額・目的を一覧にしておくと、税務調査時にも分かりやすく説明できます。
ルール4：少額でも「塵も積もれば」を意識する
「150円の自動販売機くらい大丈夫だろう」と油断しがちですが、1日1回・月20日で月3,000円、年間36,000円になります。こうした小さな積み重ねこそ、記録がないと税務調査で指摘を受けやすい項目です。
ルール5：電子帳簿保存法への対応も忘れずに
2024年1月以降、電子取引（メールで届く請求書、ネットの購入明細等）のデータは電子保存が義務化されています。紙に印刷するだけでなく、電子データのまま一定の要件を満たして保存する必要がある点にもご注意ください。
インボイス制度との関係に注意
ここで一点、重要な注意事項があります。2023年10月から始まったインボイス制度により、原則課税の事業者が消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。
ただし、以下のような取引については、インボイスの交付義務が免除されており、帳簿の記載のみで仕入税額控除が認められます。
- 3万円未満の公共交通機関（鉄道・バス・船舶）の運賃
- 3万円未満の自動販売機での購入
- 郵便ポストに投函して行う郵便サービス
これらに該当しない取引で、レシートも領収書もない場合は、所得税・法人税の経費計上は認められても、消費税の仕入税額控除は認められない可能性がある点にご留意ください。
まとめ：「領収書がない」で諦めない、でも証拠は必ず残す
本記事のポイントを整理します。
- 領収書がなくても経費計上は可能。法律上、領収書は唯一の証明手段ではありません
- レシート、クレジットカード明細、振込記録、請求書など代替できる書類は多数あります
- どうしても何も残らない支出には出金伝票＋補助資料で対応しましょう
- その日のうちに記録する習慣が、税務調査対策の最大の武器です
- 消費税の仕入税額控除についてはインボイス制度の要件を別途確認する必要があります
「この支出は経費にできる？」「出金伝票の書き方が合っているか不安…」「税務調査が入ったらどうしよう」――そんなお悩みがある方は、ぜひお気軽にご相談ください。平川文菜税理士事務所では、創業期の経営者・個人事業主の方の経理・税務を丁寧にサポートしています。
日々の記帳や証拠書類の整備について、一緒に仕組みを作っていきましょう。平川文菜税理士事務所のホームページはこちらもぜひご覧ください。
