Fumina Hirakawa 「毎月の試算表は確認しているけれど、経費の合計額をざっと眺めて終わり」——創業期の経営者の方から、そんなお声をよくいただきます。売上が伸びているのに手元にお金が残らない。その原因は、経費の”かたまり”だけを見ていて、どの費目がじわじわ膨らんでいるかに気づけていないことにあるかもしれません。本記事では、経費をカテゴリ別に可視化し、対売上比率で月次モニタリングする実践テクニックをご紹介します。
01試算表の「経費合計」だけでは見えないもの
創業から1〜2年の会社や個人事業では、売上規模がまだ小さい分、ひとつの費目の増減が利益に与えるインパクトが大きくなります。たとえば月商200万円の会社で広告費が前月比5万円増えた場合、対売上比率は2.5ポイントも跳ね上がります。年間に換算すると60万円——これは創業期においては決して小さくない金額です。
試算表の経費合計を見ただけでは、「先月より経費が増えたな」という漠然とした印象しか残りません。どのカテゴリが増えたのか、それは売上増に連動した”良い増加”なのか、それとも無駄な支出なのかを判断するには、費目別の分解が不可欠です。
02まず押さえるべき主要経費カテゴリ5つ
すべての勘定科目を細かく追いかける必要はありません。創業期の事業で利益を左右しやすい、以下の5つのカテゴリから始めましょう。
- 広告宣伝費：リスティング広告、SNS広告、チラシ制作費など。売上との連動性が高い反面、効果が出ていない広告にコストが垂れ流しになりやすい。
- 外注費：業務委託、デザイン発注、開発外注など。事業拡大に伴い急増しやすく、気づいたら人件費と合わせて売上の半分を超えていたというケースも。
- 通信費：インターネット回線、クラウドサービス利用料、携帯電話代など。サブスクリプション型サービスの積み重ねで、月数万円が”固定費化”する。
- 旅費交通費：出張費、タクシー代、駐車場代など。営業活動が増えると急に膨らむカテゴリ。
- 消耗品費・雑費：事務用品、少額の備品購入など。一件ごとの金額は小さいが、”塵も積もれば”の典型。
ポイント：業種によって重要な費目は異なります。飲食業なら「原材料費（売上原価）」、EC事業なら「荷造運賃」など、自社のビジネスモデルで金額が大きくなりやすい費目を優先的にモニタリング対象に加えてください。
03対売上比率で見る——金額だけでは判断できない理由
経費を金額の絶対値だけで追いかけると、売上が伸びた月は経費も当然増えるため、「増えたこと」自体が問題なのかどうか判断できません。そこで使うのが「対売上比率」です。
計算式はシンプルです。
対売上比率（%） ＝ 各費目の月次金額 ÷ 月次売上高 × 100
たとえば、2026年4月の売上が300万円、広告費が30万円であれば、広告費の対売上比率は10%です。翌5月に売上が350万円に増え、広告費が42万円になった場合、比率は12%に上昇しています。金額が増えただけでなく、売上に対する割合も上がっているため、「広告効率が落ちている可能性がある」と読み取れるわけです。
業種別の目安を知っておく
創業期は自社の過去データが少ないため、業種別の一般的な水準も参考にしましょう。中小企業庁の「中小企業実態基本調査」などの統計データが参考になります。たとえばサービス業であれば、広告宣伝費の対売上比率は3〜10%程度が一般的な範囲とされています。自社の比率がこの範囲を大きく超えていれば、一度立ち止まって内容を精査する価値があります。
04Excelやクラウド会計で作る簡易ダッシュボード
Excelで作る場合
特別なツールは不要です。以下の手順で十分に機能するダッシュボードが作れます。
- 横軸に月（2026年1月〜12月）、縦軸に主要経費カテゴリと売上高を配置した表を作成する。
- 各費目の下の行に「対売上比率」の計算式を入れる。
- 条件付き書式を設定し、比率が前月比で2ポイント以上増加したセルを赤色、2ポイント以上減少したセルを青色にする。
- 折れ線グラフで各費目の対売上比率の推移を可視化する。
この4ステップだけで、毎月の試算表データを入力するだけで異常値が色で浮かび上がる仕組みが完成します。
クラウド会計を活用する場合
freeeやマネーフォワードクラウドなどのクラウド会計ソフトを利用している場合は、月次推移表のエクスポート機能を使えば、上記のExcel表を半自動で作成できます。また、freeeの「レポート」機能やマネーフォワードの「キャッシュフローレポート」では、費目別の推移グラフを標準機能として確認できるプランもあります。
注意：クラウド会計のレポート機能をそのまま使う場合、勘定科目の設定が正しくないと費目の集計が意図通りになりません。たとえば「広告宣伝費」と「販売促進費」が混在していると、広告関連の支出が分散して全体像が見えなくなります。勘定科目の統一ルールを最初に決めておくことが重要です。
05異常値を見つけたときのアクション判断フロー
ダッシュボードで異常値（前月比で対売上比率が大きく変動した費目）を見つけたら、以下の3ステップで対応します。
- 明細を確認する：その費目に含まれる個々の取引明細を確認し、突発的な大口支出があるか、小口の支出が積み重なっているかを特定する。
- 原因を分類する：「売上増加に伴う変動費の増加（正常）」「一時的なスポット支出（許容）」「恒常的なコスト上昇（要対策）」「不要・重複した支出（即削減）」の4パターンに分類する。
- アクションを決定する：「要対策」に分類されたものは、代替サービスへの切り替え・契約の見直し・内製化の検討などの具体策を立て、翌月までに実行する期限を決める。「即削減」に分類されたものは、その場で解約・停止の手続きを行う。
このフローを月次で回すだけで、年間の経費を5〜15%削減できたという創業期のクライアント事例は珍しくありません。月商300万円の事業であれば、経費率が3ポイント改善するだけで年間108万円の利益増加につながります。
06月次レビューを習慣化するコツ
せっかくダッシュボードを作っても、忙しさにかまけて見なくなっては意味がありません。習慣化のためのコツを3つ挙げます。
- 日付を固定する：毎月10日（前月の経理が締まるタイミング）にカレンダーへ「経費レビュー」を入れる。
- 15分で終わらせる：最初から完璧を目指さず、対売上比率の推移表を眺めて異常値があるかどうかだけを確認する。深掘りは異常値があったときだけで十分。
- 税理士と共有する：顧問税理士にダッシュボードを共有し、月次面談の冒頭で一緒に確認する流れを作ると、第三者の目が入ることで見落としが減る。
当事務所でも、月次顧問のクライアント様に対して費目別の対売上比率レビューを標準的にご提供しています。「数字の見方がわからない」「自社に合ったモニタリング項目を一緒に考えてほしい」という方は、お気軽にご相談ください。
- 試算表の経費合計だけでなく、主要な費目カテゴリごとに分解して確認することが利益改善の第一歩。
- 金額の絶対値ではなく「対売上比率」で追いかけることで、売上変動に左右されない正確な判断ができる。
- Excelの条件付き書式やクラウド会計のレポート機能を活用すれば、簡易ダッシュボードは短時間で作成可能。
- 異常値を見つけたら「明細確認→原因分類→アクション決定」の3ステップで迅速に対応する。
- 月1回・15分の経費レビューを習慣化するだけで、年間5〜15%の経費削減につながる可能性がある。
